BELAJAR BARENG YUK

AZAZ PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

2011-03-30T18:58:00.000-07:00

ASAS PENGORANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Sebuah organisasi selalu terdiri dari sekelompok orang yang memiliki keahlian yang berbeda-beda yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tujuan yang hendak dicapai oleh sekelompok orang ini akan dapat tercapai jika dalam kerjasama yang dilakukan tersebut terjadi pembagian tugas yang jelas dan terdapat pola hubungan yang baik antar anggota kelompok dalam organisasi. Pekerjaan kantor yang makin banyak , makin rumit, dan melibatkan berbagai peralatan yang mahal menimbulkan berbagai persoalan yang berkisar pada masalah pembagian tugas, apakah dilaksanakan secara sentralisasi ataukah desentralisasi.

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :

1. Asas sentralisasi (pemusatan)

Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll.

Keuntungan asas sentralisasi :

a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c) Keseragaman dapat dicapai

d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan

e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat

f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

g) Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip

h) Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

i) Mudah melakukan pengawasan

j) Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

Kerugian asas sentralisasi :

a) Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.

b) Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.

c) Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

d) Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.

e) Lambat dalam pelaksanaan tugas.

2. Asas desentralisasi (pemencaran)

Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun di unit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.

Keuntungan asas desentralisasi :

a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan.

c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

kerugian asas desentralisasi

a) pekerjaan akan terlalu bebas.

b) Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.

c) Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.

d) Adanya pemborosan biaya

e) Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

f) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

3. Asas campuran

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal.

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :

1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap segenap satuan operatif dalam hal pembuatan fprmulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan kantor pada umumnya

Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.

2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.

Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.

MEMAHAMI PRINSIP AP

2010-09-29T20:23:00.000-07:00

KD : MENDISKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Indikator :

Arti, tujuan, pendekatan dan kegiatan manajemen perkantoran dijelaskan dengan benar
Fungsi-fungsi manajemen dijelaskan dengan baik

Tujuan pembelajaran:

Setelah mempelajari materi ini siswa dapat :
Memahami arti manajemen administrasi perkantoran
Menjelaskan tujuan administrai perkantoran
Menjelaskan pendekatan-pendekantan manajemen administrasi perkantoran
Menjelaskan fungsi-fungsi manajemen

A. Administasi,manajemen, dan organisasi

1. Arti Administrasi

Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari 2 kata yaitu ad dan ministrare. Ad berarti ke atau kepaada dan ministrare berati melayani atau menggerakkan. Jadi secara etimologis administrasi berarti mengabdi kepada atau melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang yang berhubungan dengan kita karena ada kepentingan dan mereka berharap kita dapat memenuhinya.

Dalam arti luas administrasi berarti apabila ada 2 orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Administrasi dapat dibedakan dari 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit

Berasal dari bahasa belanda administratie yang diartikan sebagai pekerjaan yang bersifat tulis menulis, biasanya disebut ketatausahaan dan kesekertarisan. Meliputi pekerjaan surat menyurat, dokumentasi, kearsipan dan sebagainya. Kegiatan diatas terinci dalam enamp pola kegiatan mulai dari menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

2. Administrasi dalam arti luas

Dalam arti luas administrasi berarti proses kerjasama dari sekelompok orang dengan cara-cara yang efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Administrasi dalam arti luas menurut Prajudi Atmosudirjo dapat dilihat dari beberapa sudut yaitu:

§ Dari sudut proses, yaitu keseluruhan proses kegiatan yang meliputi pemikiran penentuan tujuan, pelaksanaan kerja sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.

§ Dari sudut fungsional (Kegiatan usaha), yaitu keseluruhan kegiatan yang secara sadar dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang atas fungsi yang telah diembannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

§ Dari sudut institusional, yaitu keseluruhan orang-orang baik secara perorangan atau kelompok yang menjalankan serangkaian aktivitas untuk mencapai hasil sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan

Beberapa ahli mengemukakan pendapat tentang administrasi anatara lain :

1. Prof. Dr. Sondang Parian Siagian

Administrasi adalah keseluruahan proses kerjasama antara 2 orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang tujuan yang telah ditetentukan sebelumnya.

2. William H. Newman

Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of agroup of individuals towards some common goal.

3. Drs. The Liang Gie

Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

4. Prof. Dr. S. Prajudi Atmosidirjo, SH

Administrasi adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiap usaha kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau usaha kecil.

Dari beberapa pengertian yang disampaikan oleh beberapa ahli itu kita dapat melihat bahwa belum ada kesamaan pengertian yang disampaikan, namun kita dapat menarik kesimpulan bahwa administrasi adalah proses penyelenggaraan kerjasama yang dilakukan oleh segenap orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian itu dapat kita lihat ada 3 faktor/syarat utama terjadinya administrasi yaitu :

Adannya sekelompok orang
Adanya kerjasama
Adanya suatu tujuan

2. Unsur-unsur administrasi

Dalam proses penyelenggaraanya admistrasi memiliki 8 unsur yang saling terkait dalam menunjang pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, yaitu:

1.      Pengorganisasian
2.      Manajemen
3.      Kepegawaian
4.      Komunikasi
5.      Tata usaha
6.      Perbekalan atau peralatan
7.      Keuangan
8.      Hubungan masyarakat

Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan tidak dapt dipisahkan, menunjang proses penyelenggaraan kerjasama untuk mencapai tujuan.

3. Proses dan Fungsi Administrasi

Proses kegiatan administrasi terjadi melalui tahapan kegiatan yang saling berhubungan dan berkesinambungan. Dapat diartikan bahwa kegiatan administrsi itu ada permulaanya namun tidak ada berakhirnya. Administrasi yang sudah selesai akan menimbulkan kegiatan administrasi yang lainya.

Tahap-tahap proses kegiatan administrasi adalah sebagai berikut :

Penentuan tujuan, merupakan tahap pertama dalam organisasi. Penentuan tujuan merupakan proses penetepan kegiatan selanjutanya.
Perumusan misi, misi merupakan sasaran antara yang hendak dicapai artinya sasaran antara yang hendak dicapai dalam rangka pencapaian tujuan.
Merumuskan kebijakan pokok, yaitu langkah-langkah yang dijalankan untuk mencapai sasaran yang hendak dicapai.
Pengambilan keputusan, merupakan tindakan nyata yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
Pelaksanaan, merupakan kegiatan-kegiatan mulai dari pengaturan karyawan, komunikasi, pendanaan, penyediaan sarana dan prasarana.
Tahap kegiatan diatas pada praktiknya saling terinteraksi dan interfungsi karena administrasi adalah sebuah sistem kerjasama.

Sedangkan yang dimaksud dengan fungsi administrasi adalah tugas pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha mencapai tujuan. Menurut George R Terry fungsi administrasi ada 4 yaitu planing, organizing, actuating dan controling.

4. Penggolongan Adminstrasi

Menurut Prajudi Atmosudirjo administrasi terbagi atas 4 kelompokyaitu :

Administrasi negara
Administrasi niaga
Administrasi internasional
Administrasi sosial

Menurut pendapat lain administrsi terbagi menjadi 2 golongan yaitu :

Adminstrasi negara
Administrasi swasta/niaga/private administrasion

HARI -HARI MENJELANG UAN

2010-01-20T22:49:00.000-08:00

UAN sudah hampir tiba. UAN yang biasanya dilaksanakan pada bulan April kini maju menjadi bulan maret. perubahan UAN berpengaruh terhadap kegiatan sekolah yang lain dan tentunya berpengaruh terhadap siswa. siswa kelas XII tak dapat lagi bersantai, waktu adalah uang!. segala persiapan dilakukan. libur semester tak lagi untuk jalan-jalan dan foya-foya. libur tetap belajar. sungguh semangat yang luar biasa. Tidak ada yang tidak mungkin kita capai. semua bisa. lulus didepan mata.
semangat, usaha dan do'a jika dilakukan secara bersama-sama pasti tak akan sia-sia.
Mari terus berusaha, bersemangat dan jangan lupa terus berdo'a. Semua pasti bisa....

MEMILIH JENIS PENGGANDAAN YANG TEPAT

2010-01-20T22:13:00.000-08:00

Arti penggandaan
Kegiatan di kantor tidak akan pernah lepas dari kegiatan penggandaan dokumen. Dokumen yang telah dicetak akan selalu membutuhkan salinannya minimal satu lembar untuk proses pengarsipan. Selain untuk proses pengarsipan penggandaan dokumen diperlukan untuk berbagai kegiatan lain terutama yang terkait dengan penyebaran informasi kepada seluruh karyawan. Sebagai contoh ketika sebuah kantor akan mengadan rapat maka diperlukan undangan, dan satu undangan harus diperbanyak agar dapat disebar luaskan pada semua pihak yang akan diundang. Begitu juga dengan hasil rapat harus disosialisasikan kepada beberapa pihak dan bagi seorang sekretaris sangat tidak mungkin menyalin hasil rapat sebnyak orang yang akan diberikan informasi tersebut maka peran bagian penggandaan menjadi sangat penting. Untuk dapat menggandakan dokumen dengan tepat diperlukan berbagai sumber daya diantaranya adalah peralatan-peralatan dan mesin-mesin penggandaan.

Sebelum kita membicarakan lebih lanjut tantang penggandaan dan alat-alat atau mesin-mesin pengganda, sebaiknya kita harus mengetahui arti penggandaan dokumen.
1.Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses, cara, perbuatan menggandakan.
2.Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen.
3.Suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokkumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya.
Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, bik itu penggandann dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen. Berikut ini beberapa jenis dokumen:
1. Dilihat dari segi pemakainya:
 Dokumen pribadi
 Dokumen niaga
 Dokumen sejarah
 Dokumen pemerintah
2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya
 Nilai penerangan
 Nilai yuridis
 Nilai perdangan
 Nilai historis
3. Dilihat dari sumbernya
 Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah
 Dok. Yang bersumber dari swasta
 Dokumen yang berasal dari kontrak dagang
 Dok. Yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
 Dok. Yang bersumber dari perseorangan.
4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya
 Dokumen dinamis,
 Dok. Aktif
 Dok. Semi aktif
 Dok. Inaktif
 Dok. Statis
5. Dok. Ditinjau dari segi penelitian
 Dok. Primer
 Dokumen sekunder
 Dokumen tertier
6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk
 Dok.literal
 Dok. Korporal
 Dok. privat
Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan.
Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain:
1.Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatu pekerjaan. Misalnya memperbanyak undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti traksaksi dll.
2.Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak gambar peraga,
3.Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak cd, vcd, atu kaset.
Pada bagian ini yang akan kita bahas adalah cara penggandaan dokumen tertulis.

Fungsi penggandaan
Bagian penggandaan di suatu kantor memegang peranan dan fungsi antara lain:
1.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen
2.memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya
3.memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatu dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan.
4.Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5.Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Macam-macam mesin atau alat pengganda
Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon, beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah:
1.Stencil mechine
2.Process liquid (direct process)
3.Proses gelatin ( indirect proces)
4.Multygraph
5.Photocopy
6.Contact
7.White print
8.Dry electric process
9Offset
10.Noncarbon
11.Printer
12.Scanner
13.Risograph

Memilih mesin pengganda dokumen
Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain:
1.Jumlah dokumen yang akan digandakan, banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.
2.Jenis isi dokumen apakah beripa naskah/angka ataukah berupa huruf. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.
3.Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atu mesin foto copy berwarna.
4.Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula.
5.Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda, sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi.

BENTUK-BENTUK CATATAN KANTOR

2009-03-18T22:08:00.000-07:00

TEKNIK MENYAMPAIKAN KELUHAN PADA PERUSAHAAN

2009-03-17T19:39:00.000-07:00

Ketika seorang pelanggan mengalami ketidak puasan dalam pelayanan pada pelanggan anda beberapa cara yang dapat digunakan untuk menyampaikan keluhan tersebut, antara lain dengan cara:

Mengirim surat pengaduan.
menyampaikan secra lisan pada saat itu juga
melalui media komunikasi, seperti telepon, e-mail dll

teknik penyampaian mana yang digunakan sangat tergantung pada kebutuhan dan kondisi pelanggan dan juga perusahaan pada saat itu. sebagai contoh ketika keluhan sudah dirasakan pada saat pelayanan dijalankan akan sangat baik bagi kedua belah pihak jika segera menyampaikan keluhannya pada orang yang tepat, misalnya memilih pimpinan/atasan di perusahaan tersebut.

pada kondisi yang lain misal ketika pelanggan baru menyadari ketidak sempurnaan pelayanan setelah tiba di rumah, Jika pelanggan mengetahui nomor telepon atau e-mail perusahaan, maka menyampaikan keluhan melalui telepon atau e-mail juga akan cukup efektif. Namun jika perusahaan jauh dan komplain tidak dapat diatasi tanpa adanya bukti yang nyata seperti bukti pembelian, surat garansi, atau surat perjanjian maka penyampaian melalui surat dengan disertai lampiran yang mendukung akan sangat membantu mengatasi komplain tersebut.

Jadi cara mana yang akan dipakai tergantung pada konsisi pada saat itu.